1. Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen
Wie in den Vorjahren weise ich an dieser Stelle darauf hin, dass es wieder einmal Zeit ist, die Registratur zu aktualisieren.
Gemäß § 147 Abgabenordnung sind Buchhaltungsunterlagen zehn bzw. sechs Jahre aufzubewahren. Nach dem 31. 12. 2008 können deshalb folgende Unterlagen vernichtet werden:
a) Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:
- Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 1998 und früher erfolgt ist
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 1998 oder früher aufgestellt wurden sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 1998
Bei EDV - gestützten Buchführungssystemen müssen während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können. Das bedeutet, bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV darauf zu achten, die bisherigen Daten in das neue System zu übernehmen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorzuhalten.
b) Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:
- Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2002 oder früher
(§ 41 Abs. 1 EStG) - Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2002 und früher
- sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2002 oder früher
Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar und der Jahresabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Bitte beachten Sie §§ 169,170 der Abgabenordnung. Danach ist die Vernichtung von Unterlagen unabhängig von den oben dargestellten Aufbewahrungsfristen dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierzu sicher eine verbindliche Auskunft geben.
2. Näher am Gefängnis
So titelte die FAZ am 3. Dezember 2008. Kommentiert wurde die Grundsatzentscheidung des BGH vom 2.12.2008–1 StR 416/08 zur Strafhöhe bei Steuerhinterziehung. Gemäß der Pressemitteilung des Bundesgerichtshofes Nr. 221/208 hatte das Landgericht Landshut einen Angeklagten, der ein Bauunternehmen als Subunternehmer betrieb, mit Urteil vom 21. April 2008 u. a. wegen Steuerhinterziehung und Beitragshinterziehung zu einer Gesamtfreiheitsstrafe von 1 Jahr und 11 Monaten ohne Bewährung verurteilt. Dagegen hatte der Angeklagte Revision eingelegt und insbesondere die Strafzubemessung gerügt.
Der Verurteilung lag zu Grunde, dass der Angeklagte seine Arbeitnehmer „schwarz“ beschäftigt und demzufolge weder Lohnkosten noch Sozialabgaben abgeführt hatte. Er hatte auch keine Umsatzsteuererklärung abgegeben und zudem durch die Beschaffung von Scheinrechnungen die Umsatzsteuerhinterziehung seiner Auftraggeber unterstützt, damit diese die an den Angeklagten geleisteten Zahlungen als Betriebsausgaben ansetzen und einen Vorsteuerabzug geltend machen konnten. Der dadurch bewirkte Steuerschaden und die vorenthaltenen Sozialversicherungsbeiträge betrugen jeweils insgesamt fast EUR 1,0 Mio.
Das, was da zusammen kam, hört sich nun wirklich an, wie aus dem Horrorkabinett eines Steuerhinterziehers. Der BGH verwarf die Revision des Angeklagten mit Recht und klärte in bisher nicht erlebter Klarheit das Strafmaß. Ein Zyniker würde jetzt behaupten, dass Abgabenhinterzieher durch dieses Urteil Rechtssicherheit erlangt haben.
Bisher sind die entsprechenden Strafen höchst unterschiedlich ausgefallen, weil § 370 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 AO nur eine indizielle Bedeutung hat. Danach wurde eine Hinterziehung in „großem Ausmaß“ in der Regel mit einer Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis zu 10 Jahren angedroht. Der BGH hat nunmehr beschrieben, dass ein großes Ausmaß dann vorliegt, wenn der Steuerschaden über 50.000,00 EUR beträgt. Bei Hinterziehungsbeträgen in Millionenhöhe kommt grundsätzlich eine Freiheitsstrafe in Betracht. Nur bei Vorliegen besonders gewichtiger Minderungsgründe kann davon abgesehen werden. Beispiele für derartige Fälle führt der BGH nicht auf.
So ärgerlich jede Steuerzahlung auch sein mag, es sollte sich jeder darüber im Klaren sein, dass er nach seiner Leistungsfähigkeit einen Betrag zum Gemeinwesen zu leisten hat. Flucht davor, z. B. ins Ausland, wie sie in manchen Kreisen üblich scheint, ist kein Kavaliersdelikt, sondern schlicht kriminell. Hiermit sind natürlich nicht zulässige Steuergestaltungen zur – meist vorübergehenden - Steuerminderung gemeint. Der Steuerberater hat die Aufgabe, seinen Mandanten auf den Unterschied zwischen zulässiger Steuergestaltung und krimineller Steuerminderung oder –hinterziehung aufmerksam zu machen.
